Eines ist im Leben gewiss: der Tod. Zwar trifft dieser im besten Fall erst früher als später im Leben ein und zudem nicht unerwartet, manche Menschen scheiden jedoch noch zu Berufszeiten dahin. Ein Todesfall, der sowohl Vorgesetzte als auch Mitarbeiter belastet. Wie also damit umgehen?
Das A & O: Kommunikation
Bei der Reaktion auf den Tod eines Mitarbeiters kommt es auf das Wie an. Abhängig ist sie wiederum von jeder Situation individuell. Stirbt ein Mitarbeiter beispielsweise nach einer längeren Krankheit, von der im Unternehmen bekannt war, ist die Kommunikation eine andere, als sie es bei einem plötzlichen Todesfall des Chefs wäre. In jedem Fall gilt es jedoch, das Thema ernst zu nehmen und sensibel zu behandeln. Vor allem deshalb sollte das Thema seitens leitender Stelle persönlich angesprochen werden. Eine E-Mail wäre in größeren Betrieben zwar effizienter, trifft jedoch schnell den falschen Ton. Damit auch im persönlichen Gespräch alles Wesentliche gesagt wird, sollte vorab eine kleine Agenda erstellt werden, die als Leitfaden dient. Business-Wissen schlägt vor, unter anderem die folgenden Punkte abzuarbeiten, beziehungsweise Fragen zu beantworten:
- Was gilt es im Vorfeld zu klären?
- Welcher Gesprächseinstieg eignet sich?
- Wie ist die eigene Einstellung zu dem Thema?
- Was soll mit dem Gespräch erreicht werden?
- Welcher Zeitpunkt ist der richtige?
- Und welche Schritte sind nach dem Gespräch zu unternehmen?
Family First
Es gehört zum guten Ton eines Unternehmens, der Familie Beileid auszusprechen. Zudem ist es wichtig, im Austausch mit den Angehörigen zu bleiben, um sowohl rechtlich wichtige Dinge zu klären als auch wesentliche Informationen zum Hintergrund des Todesfalls zu erfragen. Nur Infos aus erster Hand sollten – in Absprache mit den Hinterbliebenen – auch an die Kollegen im Unternehmen kommuniziert werden. Zudem sollte die Chefetage eine Kondolenzkarte oder Todesanzeige verfassen und den Mitarbeitern die Möglichkeit geben, in Eigeninitiative etwas zu organisieren. Beispielsweise einen Grabkranz. Je nach Ursache und Dauer der Betriebszugehörigkeit ist es zudem eine Überlegung wert, die engsten Kollegen zur Beerdigung freizustellen. Eine Geste, die von Empathie und Verständnis zeugt.
Und jetzt?
Wenn alle Fakten gesammelt sind, gilt es, eine günstige Formulierung zu finden. Die eigenen Gefühle sind dabei weder unsachlich noch fehl am Platz. Im Gegenteil. Wer die Nachricht verkündet, darf seine eigenen Gefühle mitteilen und damit zeigen, dass Trauer in Ordnung ist. Mit dieser Einstellung lässt sich auch die Tonalität des Gesprächs besser treffen. Wer dennoch unsicher ist, kann sich bei Experten wie dem Bundesband der deutschen Bestatter e.V., BDB, Rat holen.
Zuversicht vermitteln
Mit einem solchen Gespräch sollte der Mitteilende Empathie und Zuversicht bekräftigen. Es gilt, die wesentlichen Informationen zur Todesursache sowie dem Zeitpunkt zu formulieren. Je nach Position des Verschiedenen kann es gut sein, dass Mitarbeiter und Kollegen verunsichert sind. Um diese Unsicherheit zu nehmen, ist es zudem wichtig, im Gespräch zu signalisieren, dass alle personalpolitischen Belange geregelt sind oder es zeitnah sein werden. Auch sollte mit der Verkündung nicht zu lange gewartet werden. Es gilt, alles Notwendige für ein Gespräch mit den Mitarbeitern zu arrangieren, sobald das Unternehmen die Nachricht erhält. Von Mitarbeitern geäußerte Anliegen sollte der Vorgesetzte zudem ernst nehmen und darauf eingehen. Planungssicherheit vermitteln, lautet die Devise.
Der Tod: eine sachliche Angelegenheit
So emotional der Verlust eines Menschen ist, im Berufsleben gibt es einige bürokratische Dinge zu klären, wenn ein Arbeitnehmer durch Tod ausscheidet. Das Leben geht weiter. Auch im Büroalltag. Es ist wichtig, den verbliebenen Mitarbeitern zu signalisieren: Der Arbeitgeber hat auch weiterhin alles im Griff. Damit das zumindest aus bürokratischer Hinsicht möglichst schnell gelingt, rät Fachanwalt Marc Stenzel dazu, folgende Punkte zu klären:
Vergütungsansprüche
Das Arbeitsverhältnis selbst endet im rechtlichen Sinne mit dem Tod des Arbeitnehmers. Doch was ist mit noch ausstehenden Vergütungen? Sowohl das Gehalt bis zum Todestag, Urlaubsgeld oder vereinbarte Ausgleichszahlungen sind an die Erben zu zahlen. Abfindungen sind ebenfalls zu leisten, sollten diese rechtskräftig beschlossen sein. Es gilt zudem zu klären, ob vertraglich ein Sterbegeld vereinbart wurde.
Steuer und Sozialversicherung
„Alle Zahlungen, die über den bis zum Todestag erzielten Arbeitslohn hinausgehen, sind in der Sozialversicherung beitragsfrei.“ Das gilt für freiwillig geleistete Zahlungen des Arbeitgebers, auch über den Tod hinaus. Genannt: Versorgungsbezug.
Tod des des Arbeitgebers
Sollte der Arbeitgeber versterben, gilt dem Fachanwalt zufolge:
„Der Tod des Arbeitgebers – relevant wird diese Frage nur, wenn eine natürliche Person und keine Gesellschaft wie eine GmbH der Arbeitgeber ist – beendet das Arbeitsverhältnis eines Arbeitnehmers in aller Regel nicht, es wird vielmehr mit den Erben als neuem Arbeitgeber fortgesetzt. Anderes gilt im Ausnahmefall nur dann, wenn sich das Ende aus dem Zweck des Arbeitsverhältnisses entnehmen lässt (zu denken wäre zum Beispiel an den Fall, dass jemand für sich eine private Pflegekraft einstellt und dann verstirbt).“
Gemeinsam in die Zukunft blicken
Über die juristischen Punkte hinaus ist auch der interne Ablauf neu zu strukturieren. Bevor es in ein Gespräch mit den Mitarbeitern geht, sollte daher zumindest ein grober Plan vorliegen, wer zukünftig die Aufgaben des verstorbenen Kollegen übernimmt.
Es gibt kein Geheimrezept zur Kommunikation eines Todesfalls. Jedes Unternehmen entscheidet für sich, was an dieser Stelle richtig oder falsch ist. Der schmale Grat zwischen Bürokratie und Empathie ist nicht leicht zu meistern, weshalb es sich im Falle einer Unsicherheit lohnt, Rat von offizieller Stelle zu holen. Mitarbeiter, die sich in einer solchen Situation gesehen fühlen, verspüren danach jedoch vermutlich (noch mehr) Loyalität zum Unternehmen.
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