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er Urlaub ist gebucht, die Koffer gepackt. Aber wie sieht die Vorbereitung im Büro aus? Die Abwesenheitsnotiz informiert Geschäftspartner und Kunden über den Verbleib des Vermittlers. Was muss unbedingt enthalten sein? Wir geben den Überblick.
Ciao Kakao
Eine Abwesenheitsnotiz soll im Falle einer längeren Abwesenheit – egal ob Urlaub, Krankheit oder Mutterschaft – alle relevanten Geschäftspartner mit den wichtigsten Informationen versorgen. Moderne Mailprogramme machen es möglich: Ein kompakter Text mit allen nötigen Details kann automatisch als Antwort an alle gesendet werden, die während der Abwesenheit einen Kontaktversuch starten.
Tschüssli Müsli
Aber was sollte denn in dieser Abwesenheitsnotiz enthalten sein? Bereits der Betreff sollte über die Abwesenheit informieren. Als Nächstes folgt eine allgemein gültige Anrede, da der Absender im Vorhinein unbekannt ist. Dann kommt in der Regel der Abwesenheitsgrund sowie das erwartete Datum der eigenen Rückkehr. Auf jeden Fall sollte die Abwesenheitsnotiz auch Informationen darüber enthalten, was mit der eingegangenen E-Mail geschieht. Wird sie automatisch an einen Kollegen weitergeleitet, der sich darum kümmern kann? Soll sich der Absender eigenständig an einen Kollegen wenden? Gibt es keinen anderen Ansprechpartner und man selbst wird sich schnellstmöglich um das Anliegen kümmern? Das sind Fragen, die beantwortet werden müssen. Und: Selbstverständlich dürfen die Abschiedsgrüße nicht fehlen.
Es gibt auch einige Dinge, die nicht in eine Abwesenheitsnotiz müssen. Dazu gehören beispielsweise Kontaktdaten wie die Telefonnummer, um im Urlaub bei „Notfällen“ erreichbar zu sein. Ebenfalls unnötig: Die Information zu sehr privaten Gründen für die Abwesenheit.
Liebe Grüße, kalte Füße
Diese Inhalte sind natürlich nur Empfehlungen. Sofern es keine strikten Vorgaben vom Chef gibt, hat im Grunde jeder Arbeitnehmer die Möglichkeit frei zu entscheiden, ob er eine Abwesenheitsnotiz erstellen möchte. Ferner steht natürlich jedem Mitarbeiter frei, in die Abwesenheitsnotiz zu schreiben, was sie oder er möchte. Logischerweise gibt es dann auchWitzbolde, die die Gelegenheit beim Schopfe packen und sich diesen Spaß nicht entgehen lassen. Wie Business Insider zuvor zusammenfasste, gibt es einige mehr oder weniger lustige Arten, seine Abwesenheit kundzutun – Nutzung auf eigene Gefahr:
Der Mail Server konnte die Serververbindung nicht verifizieren. Bitte starten Sie ihren PC neu und versuchen diese Mail nochmals zu senden.
Sie erhalten diese automatische Benachrichtigung, weil ich gerade nicht im Büro bin. Wäre ich da, stünden die Chancen gut, dass Sie gar keine Antwort erhalten würden.
Ihre Nachricht enthielt 15 Zeichen zu viel für unser System. Bitte formatieren Sie ihre Nachricht und verschicken Sie sie erneut.
Die gute Nachricht: Ich bin nicht im Büro
Die schlechte Nachricht (für Sie): Ich bin nicht im Büro.
Bis Baldrian
Natürlich kann man sich solche Sprüche bestenfalls unter Freunden oder guten Arbeitskollegen leisten. Liest der Chef oder ein Geschäftskunde solche Sprüche, kann das sonst auch die permanente Abwesenheit aus dem Büro bedeuten. Doch hier kommt ein Geheimtipp ins Spiel: Geboren Clowns, die nicht auf Späßchen verzichten können, haben je nach Mailprogramme die Möglichkeit, nur gewissen Menschen eine lustige Abwesenheitsnotiz anzuzeigen. So ist es Outlook beispielsweise möglich zwei verschiedene Meldungen anzuzeigen. Eine für Interne der eigenen Organisation, eine für externe E-Mails.
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