Ständig unterwegs. Besonders Makler reisen nicht selten von Termin zu Termin. Ein Firmenwagen: unersetzbar. Doch was müssen Vermittler und Angestellte bei einem Firmenfahrzeug beachten? Dürfen sie das Fahrzeug privat nutzen? Und wie ist der Wagen steuerlich anzurechnen? Wir haben alles rund um den Firmenwagen für Euch zusammengefasst.
Wann wird aus einem Wagen ein Firmenwagen?
Die gesetzliche Definition, was ein Dienst- oder Firmenwagen ist, gibt es per se nicht. Entscheidend ist der Anteil der betrieblichen oder privaten Fahrten. Ein Wagen ist automatisch ein Firmenwagen, wenn der Fahrer ihn zu über 50 Prozent betrieblich nutzt. Egal, ob vom Chef persönlich oder von Mitarbeitern. Wird ein Wagen hingegen seltener betrieblich gefahren, soll aber dennoch als Firmenwagen anerkannt werden, muss der Fahrer ihn zu mindestens zehn Prozent firmentechnisch nutzen.
Trifft eine solche betriebliche Nutzung zu, zählt der Wagen zum Betriebsvermögen. Und wird steuerrechtlich geltend gemacht. Verwendet der Unternehmer das Fahrzeug seltener als zehn Prozent für betriebliche Fahrten, zählt es zum Privatvermögen.
Ein-Prozent-Regel oder Fahrtenbuch
Die meisten Unternehmer und Angestellten nutzen Firmenwägen auch privat. Bei einem Firmenfahrzeug geht das Finanzamt deshalb grundsätzlich von einer privaten Nutzung aus. Es gilt der so genannte Anscheinsbeweis, was eine Versteuerung rechtfertigt. Für die private Nutzung werden sie dann vom Finanzamt zur Kasse gebeten, handelt sich bei einem betrieblichen Fahrzeug nämlich um einen so genannten geldwerten Vorteil. Und der, muss versteuert werden. Dafür gibt es zwei Varianten:
1. Ein-Prozent-Regel
Hierbei setzt das Finanzamt monatlich ein Prozent des Listenneupreises als geldwerten Vorteil an. Kostet ein Fahrzeug also 30.000 Euro hat der Arbeitnehmer oder, falls der Geschäftsführer selbst fährt auch dieser, einen geldwerten Vorteil von 300 Euro pro Monat (3.600 Euro im Jahr). Diese werden auf das Einkommen addiert und versteuert.
Hinzu kommt: Ein geldwerter Vorteil für den Arbeitsweg. Denn Fahrten zwischen dem Wohnort und dem Arbeitsplatz werden mit 0,03 Prozent des Listenneupreises pro Kilometer berechnet.
Wer nun auf die Idee kommt, einen günstigen Gebrauchtwagen zu erwerben, hat bei der Ein-Prozent-Regel jedoch den Nachteil. Denn selbst, wenn der Gegenstandswert des Fahrzeugs deutlich unter dem Listenneupreis liegt, wird dieser für nach einem Urteil des Bundesfinanzhofs für die Steuer herangezogen (Az. 9 K 394/10).
Die Ein-Prozent-Regel lohnt sich durch die Pauschal-Anrechnungen vor allem für solche Geschäftsführer oder Arbeitnehmer, die den Firmenwagen privat deutlich häufiger nutzen als beruflich.
2. Das Fahrtenbuch
Während die 1-Prozent-Regelung für private Fahrten als eine Art Pauschale funktioniert, ist das Fahrtenbuch eher eine Nachweismethode. Das Finanzamt versteuert also nur die tatsächlichen Kosten. Da das Finanzamt mit dem Anscheinsbeweis von einer privaten Nutzung des Fahrzeugs ausgeht, kann die ein Fahrtenbuch aufzeigen, wann der Einsatz dienstlich und wann privat war.
Im Fahrtenbuch aufzulisten sind bei Privatfahrten nur die Kilometer, bei dienstlichen Fahrten auch das Datum, der Kilometerstand, das Reiseziel und der Reisezweck. Damit ist die Dokumentation besonders aufwändig. Abhilfe schaffen hier digitale Fahrtenbücher wie Vimcar, Lexware oder ryd. Diese sind per App steuerbar und dokumentieren durch einen Stecker im Firmenwagen die erforderlichen Daten.
Damit lohnt sich das Fahrtenbuch besonders bei vielen betrieblichen Fahrten. Denn so fallen unter Umständen weniger steuerliche Kosten für private Fahrten an, als bei der Ein-Prozent-Regel. Ist das Fahrzeug zudem hochpreisig, sollte statt auf den Listenpreis auf ein Fahrtenbuch zurückgegriffen werden.
Unternehmer sind jedoch nicht an eine Variante gebunden. Zum Jahreswechsel können sie zwischen den beiden Verteuerungsarten wählen und gegebenenfalls tauschen.
Unfall mit dem Dienstwagen
Die Parklücke war am Ende doch zu klein, ein anderes Fahrzeug missachtet die Vorfahrt oder der Fahrer übersieht beim Spurwechsel das nebenfahrende Auto. Doch wer zahlt nun bei einem Unfall mit dem Dienstwagen?
Grundsätzlich ist der Fahrzeughalter und damit bei einem Dienstwagen der Firmeninhaber verpflichtet, das Fahrzeug zu versichern. Eine Vollkasko lohnt sich, um etwaige Schäden abgesichert zu wissen. Dabei ist es für die Versicherung zunächst egal, ob es sich um eine private oder dienstliche Fahrt handelt. Entscheidend ist – wie bei einem Privatfahrzeug auch – die Schuldzuweisung des Unfalls.
Unabhängig von der Versicherung ist dann nur die Frage relevant, wie im Schadensfall die Regelung zwischen Angestellten und Arbeitnehmer aussieht. Dieser hat meist bei der Überlassung eines Firmenwagens eine Selbstbeteiligung im Falle des Unfalls zu tragen. Dennoch: Ein Firmeninhaber darf die Selbstbeteiligung nicht in die Höhe treiben und darf, auch wenn die Vollkasko keine Pflicht ist, dem Arbeitnehmer nicht das Schadensrisiko überlassen. Laut einem Urteil des Bundesarbeitsgerichts ist eine Selbstbeteiligung des Arbeitnehmers von 500 bis 1000 Euro üblich und annehmbar (Az. 8 AZR 66/82). Den Rest muss der Geschäftsinhaber selbst zahlen.
Darf’s ein bisschen mehr sein?
Unternehmen mit vielen Angestellten benötigen häufiger mehrere Firmenfahrzeuge. Die Zuteilung zu verschiedenen Arbeitnehmern kann dann über ein Flottenmanagement vorgenommen werden. Zahlreiche Tools wie fleetster, avrios oder azowo bieten hierfür passende Software an. Neben Fahrtenbücher bieten diese Anwendungen auch Erinnerungen an einen Reifenwechsel oder TÜV und zeigen an, wo sich die Firmenfahrzeuge befinden und welche zur Vergabe freistehen.
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