Muss nur noch kurz die Welt retten. Und noch 148 Mails checken. Nicht nur Pop-Star Tim Bendzko kennt das Problem, das den Arbeitsalltag von vielen Jobs bestimmt: Ein übervolles E-Mail-Postfach. Doch wie könnt Ihr Nachrichten eigentlich effektiv und zeitsparend sichten? Wir haben sechs Tipps für Euren täglichen E-Mail-Dschungel!
Welcome to the jungle
E-Mails sind der Grundbaustein jeglicher beruflichen Kommunikation. 86 Prozent der Deutschen nutzen das Internet zum Versenden und Empfangen von elektronischen Nachrichten. Laut Angaben von Statista wurden 2018 allein in Deutschland 848,1 Milliarden E-Mails versandt. Ein Großteil davon betrifft berufliche Kommunikation. Laut dem Bitkom Digital Office Index 2018 nutzen 90 Prozent der Unternehmen „sehr häufig“ und zehn Prozent der Unternehmen „häufig“ E-Mails zur internen und externen Kommunikation. Damit steht fest: In jedem befragten Unternehmen wurden auf die ein oder andere Weise häufig Nachrichten versandt. Mit dem Berg an Nachrichten geht auch ein immenser Zeitverlust einher. Denn ineffektives E-Mail-Management kostet viel Zeit. Ein Grund mehr, sich dem Alltag mit dem digitalen Postfach zu widmen.
#Tipp 1: Benachrichtigungen ausschalten
Bing, Bing, Bing. Ein Signalton – immer und immer wieder. Wird dann noch eine Vorschau der eintreffenden Mail angezeigt, ist es um die Meisten geschehen. Das Postfach ist samt eingetroffener E-Mail offen. Und das obwohl Ihr gerade in etwas anderes vertieft waren. Der Weg zurück zur Konzentration kostet Zeit. In der Regel mehrere Minuten. Die Lösung: Hinweis-Töne und Vorschauen ausschalten. Integrieren Sie im Arbeitsalltag Slots, in denen Sie Nachrichten bearbeiten und beantworten.
#Tipp 2: E-Mails nicht privat checken
Arbeitszeit ist Arbeitszeit. Der Umkehrschluss: Freizeit ist Freizeit. Doch viele lässt die E-Mail-Sucht auch im Privatleben nicht los. Nachrichten empfangen und senden ist in Zeiten von Smartphone und Co. zudem recht einfach. Das raubt aber nicht nur Zeit, sondern gefährdet laut einer Studie von Michael Page die psychische Gesundheit. Die Folgen: Stress, Schlafmangel und Gereiztheit. Checken Sie daher keine Nachrichten nach dem Feierabend oder vor dem Zubettgehen. Richten Sie sich bewusst E-Mail-freie Zeiten ein.
#Tipp 3: Zum Punkt kommen
In der Kürze liegt die Würze. Und das auch bei den Mails. Denn lange E-Mails sind im mehrerer Hinsicht wahre Zeitfresser. Sie müssen nicht nur geschrieben, sondern auch vom Gegenüber gelesen und beantwortet werden. Die Lösung: Kommen Sie zum Punkt. Sagen Sie genau, was Sie vom Gegenüber wollen. Nutzen Sie Absätze oder Aufzählungen, die dem Text eine Struktur verleihen. Sind die Inhalte zu komplex, lohnt sich oftmals auch ein Telefonat statt einer schriftlichen Nachricht.
#Tipp 4: Keine Reaktion ist auch Reaktion
Nicht jede E-Mail braucht zwingend eine Antwort. Eine einfache Arbeitsanweisung per E-Mail muss nicht mit einem „Ok. Mache ich.“ beantwortet werden. Denn viele kleine Antworten kosten ebenfalls viel Zeit. Ist jedoch etwas unklar, fragen sie konkret nach.
#Tipp 5: Nichts geht über gute Organisation
Und das auch in Sachen E-Mails. Denn wer die letzte E-Mail des Kunden braucht, sucht bei fehlender Organisation schnell mehrere Minuten oder gar Stunden. Ein strukturiertes E-Mail-Management mit eigenen Ordnern und Verteilern ist daher extrem wichtig. Wie die Ordner strukturiert sind, ist jedem selbst überlassen. Nach Projekten, nach Personen oder wie bei der Inbox-Zero-Methode nach Dringlichkeit, alles ist möglich. Ein gutes Management spart dann nicht nur Zeit, sondern auch Nerven.
Und wer nicht nur seine E-Mails top organisiert wissen will, sondern auch seine Termine, sollte diesen Beitrag nicht verpassen!
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