Terminmanagement-Tools: Top organisiert durch den Tag

Nicht jeder kann sich einen persönlichen Assistenten leisten. Deshalb ist digitales Terminmanagement in der heutigen Arbeitswelt kaum mehr wegzudenken. Vorinstallierte Terminplaner und Kalender in Programmen wie Outlook & Co. haben jedoch meist nur Standardfunktionen zu bieten. Diese stoßen angesichts der vielen unterschiedlichen Tasks im Arbeitsalltag schnell an ihre Grenzen. Berufsgruppen, für die ein perfekt organisierter Arbeitsablauf unabdingbar ist, sind deshalb auf hochprofessionelle Terminmanagement-Lösungen angewiesen.

Inzwischen gibt es dutzende Apps und Tools für fast alle Branchen, die vom persönlichen Kontakt mit dem Kunden leben. Dazu gehören klassische Dienstleister wie Friseure ebenso wie Mediziner und Gastronomen. Und eben auch Finanz- und Versicherungsmakler, die genau wissen müssen, wann, wo, wie und worüber der Kunde beraten werden möchte.

Wir stellen eine kleine Auswahl aktueller Terminmanagement-Tools vor, die es Euch mit wenigen Mausklicks ermöglichen, den Arbeitstag zu entzerren und Termindruck zu vermeiden. Und vor allem den Überblick zu behalten.

Calendly

Zu den verbreitetsten Terminmanagement-Tools gehört CALENDLY. Das ist auch nicht weiter verwunderlich, denn die US-Amerikaner sind weltweit führend, wenn es um die Entwicklung und den Vertrieb von Terminplanungs-Softwarelösungen geht. Das Basistool ist kostenfrei auf Computern, Tablets und Smartphones nutzbar. Je nach Paket (Basic, Premium, Pro) erhalten Anwender Zugang zu einer erweiterten Version, die zusätzlich automatisierte Schnittstellen zu anderen gängigen Tools wie GoToMeeting oder Slack sowie weitere nützliche Features bietet.

Vorteile:

• Einfach zu bedienende Oberfläche
• Integration mit Kalendern wie Google Calendar, Outlook und iCloud
• Automatische Ereignisbenachrichtigung
• Günstige Tarife von null bis maximal zwölf Dollar pro Monat

Nachteile:

• Datenschutz: CALENDLY lagert die Daten auf amerikanischen Servern und so können einige EU-Datenschutzbestimmungen möglicherweise nicht eingehalten werden.
• Kundenkommunikation meist noch auf Englisch

Terminpilot

TERMINPILOT wurde 2015 in Münster gegründet. Trotz der kurzen Firmengeschichte hat sich das Start-up des Versicherungsmaklers Ulf Papke schnell als Spezialist für einfache Online-Terminvereinbarung etabliert. Großer Pluspunkt: Die Installation des Tools ist sehr intuitiv und kann ohne große IT-Spezialkenntnisse durchgeführt werden. Eine kurze Video-Anleitung hilft dem Nutzer dabei. Das Konzept hinter TERMINPILOT: Eine Terminvereinbarung soll so einfach und selbstverständlich wie eine Onlinebestellung bei Amazon sein.

Vorteile:

• Über Webseite Termine mit Interessenten vereinbaren
• Terminbestimmung und Terminerinnerung automatisieren
• Volle Kalendersynchronisation
• Start-Up mit großer Kenntnis der Versicherungsbranche
• SMS-Erinnerungsfunktion

Nachteil:

• Keine kostenlose Basisversion

Timify

TIMIFY ist ebenso wie Terminpilot eine deutsche Entwicklung. Die sowohl online als auch offline nutzbare Terminbuchungs-Software aus München wurde zunächst als TimeApp bekannt und ist inzwischen weltweit in über 20 Ländern verfügbar. TIMIFY ermöglicht die Steuerung und Planung von unbegrenzt vielen Terminen – sowohl auf Seiten der Dienstleister als auch auf Seiten ihrer Kunden. Die Terminbuchungs-Software gibt es als kostenfreie Basis-Version mit einem zusätzlich buchbaren, kostenpflichtigen Premium-Paket, das weitere Funktionen bietet.

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Vorteile:

• Großer Funktionsumfang: unter anderem sind auch Gruppenbuchungen und Offline-Modus möglich
• Kostenloses WebApp-Paket für Einzelanwender & Start-ups
• Weltweite Marktdurchdringung

Nachteil:

• bislang ist noch keine SMS-Erinnerungsfunktion umgesetzt

Terminmanagement-Tools: Vorteile der Programme und Apps

Egal, für welches Tool Ihr Euch entscheidet, die Vorteile des digitalen Terminmanagements liegen klar auf der Hand:

Zeitgewinn:

Traditionelle Terminfindung über E-Mail oder Telefon nimmt viel Zeit in Anspruch. Denn sie ist auf den direkten Kontakt angewiesen. Automatisierte Terminvereinbarung über einen Online-Kanal, auf welchem sie rund um die Uhr verfügbar sind, hebt diese Hürde auf. So läuft der Prozess selbstständig im Hintergrund.

Kundenservice:

Der Kunde kann jederzeit online und auf eigenen Wunsch einen Termin vereinbaren. Das Management-Tool überprüft dann automatisch im Hintergrund alle verfügbaren Termine und schlägt diese dem Kunden vor. Sofern keine zeitlichen Überschneidungen existieren, wird der Termin beim Kunden und beim Dienstleister fixiert. So einfach geht das!

Titelbild: © Masson/fotolia.com, Beitragsbilder: © Calendly, Beitragsvideo: © Timify