So geht Videokonferenz: “Hello, can you hear me?”

Videokonferenzen sind in Zeiten von Corona weltweit zur Norm geworden. Laut aktuellen Zahlen von WhatsApp, die W&V vorliegen, steigerten sich die Videoanrufe im April auf insgesamt etwa 15 Milliarden Minuten täglich. Videokonferenzen bringen allerdings auch allerlei Tücken mit sich, die selbst nach Wochen oft noch unvermeidbar scheinen. Wie kommt Struktur in den Call und wie wird das Gespräch zielführend? Wir geben Tipps für Videokonferenzen.

Gute Vorbereitung ist die halbe Miete

Wer selbst schon einmal ein physisches Meeting veranstaltet hat, weiß um die Wichtigkeit einer guten inhaltlichen Vorbereitung. Auch für Videokonferenzen gilt es – wie auch bei Telefonkonferenzen – vorab ein paar Dinge zu organisieren. Zunächst muss sich der Veranstalter für eine professionelle Video-Plattform entscheiden. Je nachdem, ob es ein internes Meeting mit den Mitarbeitern ist oder es sich für ein Beratungsgespräch eignen soll. Im Interview gibt Experte Patrick Hamacher Empfehlungen zu seinen favorisierten Tools. Darunter die beliebten Tools Flexperto und Bridge. Zu den virtuellen Konferenzräumen kann der Organisator digital Einladungen mit Zugangsdaten an die Teilnehmer verschicken. Laut Telekonferenz ebenfalls wichtig: Eine Übersicht zu Datum und Uhrzeit sowie eine kurze Agenda. So können sich auch die Gesprächspartner entsprechend vorbereiten und planen. Ob der Zugang funktioniert und alle Teilnehmer diesen erhalten haben, sollten alle Teilnehmer rechtzeitig vorab prüfen.

Klare Ansagen

Da selbst nach einem Test vorab im „Ernstfall“ technische Probleme auftreten können, sollte der Moderator für Nachzügler ein paar extra Minuten vor Beginn des Calls einplanen. Sobald alle Teilnehmer anwesend sind, ist nach Empfehlung der WELT das Einführen von Regeln hilfreich. Diese können zum Beispiel sein: Wer aktiviert das Mikrofon oder wie und wann findet eine Fragerunde statt? Auch ein Protokollführer kann zu Beginn der Konferenz festgelegt werden. Leichter Smalltalk zum Einstieg sowie eine Aussicht auf das Ziel der Konferenz helfen den Teilnehmern dabei, ins Gespräch zu finden.

Ebenfalls wichtig: Blickkontakt. Dieser sichert dem Sprechenden Aufmerksamkeit zu und hält Teilnehmer vom Multitasking während des Gesprächs ab. Für das Betriebssystem iOS 13 konzipierten Entwickler daher extra eine „Aufmerksamkeitskorrektur“ für die FaceTime-Funktion. Der Ausschlaggebende Punkt einer erfolgreichen Video-Konferenz ist allerdings eine gute Gesprächsführung durch den Moderator. Die Agenda sollte der Moderator daher klar nacheinander abarbeiten und auch sonst eher stille Teilnehmer aktiv in die Unterhaltung einbinden. Fragen sollte der Gesprächsführer möglichst für den Schluss einplanen.

Sum it up!

Damit keiner der Teilnehmer den Faden oder das Interesse verliert, ist es ratsam, die einzelnen Punkte zusammenzufassen und Fragen zu stellen. Somit behält auch der Gesprächsführer einen optimalen Überblick, welche Themen er oder sie bereits abgearbeitet hat. Zum Ende der Präsentation kann der Moderator einen Ausblick auf nächste Schritte geben, Aufgaben die während des Gesprächs zugeteilt wurden wiederholen oder bereits einen nächsten Termin vereinbaren. Damit auch hier nichts übersehen wird empfiehlt t3n, allen Teilnehmern ein schriftliches Protokoll zukommen zu lassen. Ebenfalls eine optimale Lösung, um verspätete Rückfragen noch zu klären.

Weitere Tipps für Videokonferenzen

Laut Tecchannel ist es wichtig, die Hardware und Umgebung für die Videokonferenz rechtzeitig zu checken. So sollten vorab Videokamera und Akustik gecheckt werden. Erzeugen Kopfhörer beispielsweise ein Rauschen oder hallt der Sound. In diesem Fall können Teppiche oft Abhilfe schaffen. Wer sich ins rechte Licht rücken will, sollte darauf achten, nicht im Gegenlicht zu sitzen. Direkte Beleuchtung von oben oder unten kann zudem zu unvorteilhaften Schatten auf dem Gesicht führen. Selbstverständlich kann hier auch immer noch mit der richtigen Kameraeinstellung nachjustiert werden.

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