Cordula Nussbaum: „Wir machen uns selbst den meisten Stress“

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er Arbeitsalltag verlangt einem immer mehr ab. Auch Vorgesetzte stellen höhere Anforderungen – sowohl an Mitarbeiter als auch an sich selbst. Und gleichzeitig steigt die Ablenkung aus dem Umfeld. Beispielsweise gibt es Studien, nach denen wir alle drei Minuten aus der Arbeit gerissen werden. Nur ein Faktor, der unproduktives Arbeiten fördert. Und damit Stress. Langfristig kann dieser zu mentalen oder physischen Krankheiten führen. Wir sprachen mit der Zeitmanagement-Expertin Cordula Nussbaum darüber, wie sich der berufliche Alltag besser organisieren und dadurch Stress reduzieren lässt.

Redaktion: Frau Nussbaum, warum haben so viele Menschen in der heutigen Zeit Probleme mit Zeitmanagement und in Folge dessen Stress?

Cordula Nussbaum: Prinzipiell können wir tatsächlich sagen, dass der Stresspegel unserer Gesellschaft messbar gestiegen ist. Faktoren dafür sind beispielsweise permanente Erreichbarkeit auf vielen Kanälen.

Früher kam einmal am Tag die Post, während wir heute durchgehend durch Whatsapp Nachrichten, E-Mails und Anrufen erreichbar sind.

Über entsprechende Kanäle erhalten wir zudem neue Aufgaben. Das heißt: Es haben nicht nur stressverursachenden Störungen an sich, sondern auch die Flut an Aufgaben, hat zugenommen. Auch das Tempo hat sich erhöht. Gerade bei Kundenanfragen, die am liebsten alles vorgestern haben möchten. Das bringt natürlich auch Vermittler in Zugzwang. Sie wollen schließlich für ihre Kunden da sein. Gesprächstermine sollen so schnell wie möglich stattfinden. Dieser Wille des kundenorientierten Arbeitens steigert den Stresspegel. In letzter Zeit kommt natürlich noch die Unsicherheit durch COVID-19 hinzu. Sorgen, Ängste und Nöte erhöhen den Kortisolgehalt unseres Blutes und bringen Stress. Gerade jetzt ist die Anfrage nach Versicherung hoch – eigentlich eine positive Botschaft – allerdings auch mehr Workload.

Redaktion: Der eigene Anspruch scheint demnach ein großer Stressfaktor zu sein.

Cordula Nussbaum: Richtig. Man hat lange Zeit gedacht, Auslöser wären die Aufgabenflut und Termindichte, die wir mit Planung und Disziplin zu bewältigen haben. Mittlerweile wissen wir aber, dass wir auch selbst für Stress verantwortlich sind. Man will es allen recht machen und Leistung bringen. In unserer persönlichen Wahrnehmung muss das Gehalt gerechtfertigt und Umsatz gebracht werden. Die inneren Ansprüche verhindern auch Pausen. Sich nicht einen Abend für Freizeit und sich selbst zu erlauben. Zu erkennen, womit man sich selbst ins Aus schießt, ist ein wesentlicher Bestandteil des Stressmanagements.

Redaktion: Was sind die klassischsten Fehler im alltäglichen Zeitmanagement?

Cordula Nussbaum: Momentan nehme ich ganz stark wahr, dass es die Fülle der Aufgaben ist. Manchmal stresst schon der Blick auf die To-Dos. Hier empfehle ich eine „reisende To-Do-Sammlung“. Das heißt: gibt Dir selbst die Erlaubnis alles aufzuschreiben, was an Projektideen, Verpflichtungen und offenen Aufgaben durch den Kopf schießt.

In dem Moment, in dem wir Dinge aufschreiben, werden sie greifbar.

Ich erlebe sehr häufig, dass meine Klienten alleine durch die Visualisierung den Schrecken verlieren. Denn sie sehen: Ach, so viel ist es ja gar nicht. Ungelöste Aufgaben haben oft die Neigung sich im Kopf unnötig aufzublähen. Wer sich also gestresst fühlt, sollte seine Gedanken aufschreiben. Das bedeutet allerdings nicht, dass alle Aufgaben auch sofort abgearbeitet werden müssen. Durch die Feststellung, was ich tun könnte – aber nicht muss – werden Aufgaben machbar.

Redaktion: Wie effektiv ist hingegen die klassische To-Do-Liste? Macht es hier für ein Erfolgserlebnis Sinn, auch kleinere Unteraufgaben abhaken zu können?

Cordula Nussbaum: Ich empfehle keine To-Do-Listen zu schreiben. Denn Liste bedeutet in vielen Köpfen: sie ist zwingend abzuarbeiten. Unser Alltag ist heute so schnelllebig geworden. Dinge kommen schnell hinzu, sodass man froh sein kann, zwei Dinge der Liste abhaken zu können. Kleinigkeiten zu ergänzen ist daher eine super Idee. Ich kenne auch Leute, die rückblickend Dinge ergänzen. Das macht aus Sicht des Zeitmanagements keinen Sinn, ist aber ein genialer Motivationsgedanke. Ich kann am Abend zufrieden sein weil ich sehe: zwei der ursprünglichen Dinge habe ich geschafft, zusätzlich zu 27 neuen Aufgaben. Generell gebe ich den Rat den Blick auf das Erreichte zu richten, nicht auf die offenen Aufgaben. In unserer hochkomplexen, schnelllebigen Welt funktioniert die klassische Liste nicht mehr und darf angepasst werden.

Redaktion: Wie erkenne ich, welcher Zeitmanagement-Typ ich bin?

Cordula Nussbaum: Es ist generell sehr wichtig den eigenen Typ zu kennen. Auf meiner Website habe ich beispielsweise einen Schnellcheck entwickelt. Grob vereinfacht unterscheide ich vier Organisationstypen:

Ottmar Ordentlich liebt seinen ordentlichen Schreibtisch und Zeitpläne. Für ihn funktioniert klassisches Zeitmanagement super.

Dr. Anneliese Logisch ist Typ zwei und betrifft vorwiegend analytische Menschen. Auch sie kommen in der Regel gut mit klassischem Zeitmanagement klar. Sie analysieren logisch und setzen klare Prioritäten. Da Vermittler auch viel mit Menschen zu tun haben, kann es hier allerdings auch schwierig werden.

Die kreativen Chaoten treffen auf Igor Ideenreich zu. Alles was neu ist, ist spannend. Seien es Kundengespräche oder Produkte.

Hanni Herzlich ist hingegen die mitfühlend Beratende. Sie blüht auf, wenn sie andere Menschen unterstützen kann. Zeitmanagement geht bei den letzten beiden Typen gegen den inneren Impuls und funktioniert daher nicht. Wenn die Kundin von Hanni Herzlich im Beratungsgespräch das Herz ausschüttet, hört diese zu, obwohl sie keine Zeit hat. Die Liebenswürdigkeit resultiert in Stress.

Die Einschätzung durch den Selbstscheck zeigt mit, welche Tools ich benötige, um mich und meine Aufgaben zu verwalten.

Redaktion: Ließe sich der eigene Typ überhaupt ändern?

Cordula Nussbaum: Verändern wird sich der Typ nicht. Er ist angeboren und über Jahre entwickelt. Was wir allerdings über gewisse Zeit tun können: das Handwerkszeug eines anderen Typs anwenden. Beispielsweise für zwei Wochen nur nach Plan abzuarbeiten. Kompensiert wird die Veränderung im Privatleben.

Wenn ich mein Berufsleben streng tackten muss, halte ich mir stattdessen die privaten Wochenenden frei.

Streckenweise können wir uns also durchaus anpassen. Langfristig sollten wir uns aber unserem Typ entsprechend organisieren, um konstant ruhig und gelassen arbeiten zu können. Sich zu verbiegen erhöht den Stressfaktor und frustriert.

Redaktion: Es gibt auch immer den Kollegen, der auf Zuruf alles stehen und liegen lässt und sich um Anliegen der Kollegen kümmert. Wie vermeidet dieser Kollegentyp es, angebrochene Aufgaben liegen zu lassen?

Cordula Nussbaum: Ich erlebe häufig, dass diese Menschen – Hanni Herzlich – durch die „reisende To-Do-Liste“ verstehen, warum sie immer springen. Das Wichtigste, was Hannis lernen müssen, ist „Nein“ zu sagen und Grenzen zu setzen.

Das geht gegen den Impuls des Helfens, aber everybodys Darling ist oft auch everybodys Depp.

Ganz häufig wissen die Kollegen, dass sie hier immer Hilfe bekommen und dort Aufgaben ablegen können. Zu reflektieren, wo eigene Aufgaben unter den Tisch fallen, ist daher sehr wichtig. Und dann nein zu sagen, auch wenn es schwer fällt. Das heißt nicht, Hilfsbereitschaft aufzugeben, aber erst die eigenen Aufgaben zu erledigen. In dieser Zeit erübrigen sich die Fragen des Kollegen auch oft. Aus dieser Zufriedenheit resultiert wiederum produktiveres Arbeiten und Zufriedenheit.

Redaktion: Gerade Leute in höheren Positionen lassen ihre Termine von Assistenten organisieren. Wie wichtig ist es, selbst den Überblick zu behalten?

Cordula Nussbaum: Ein Überblick ist immer wichtig. Übersichten einer Assistenz sind dennoch Gold wert, um zu koordinieren. Eine große Zeitersparnis. Wann welche Aufgabe zu erledigen ist, ist hier meistens allerdings nicht erfasst. Seitens der Führungskraft muss daher klar festgelegt werden, wann Freiraum für eigene Aufgaben sowie Vor- und Nachbereitungszeit nötig ist, um nicht von einem ins nächste Meeting zu hetzen. Beispielsweise ein Zeitblocker für Mittagspause. Davon profitieren auch die Mitarbeiter. Wenn Besprechungen von zwölf Uhr bis ein Uhr angesetzt sind, verplant das dem ganzen Team die Mittagspause.

Die wichtigste Regal lautet: Die Hoheit über den Terminkalender muss bei uns bleiben.

Redaktion: Eine Begleiterscheinung des Homeoffice: Ein Videocall jagt den anderen, das Essen wird nebenbei verschlungen und plötzlich merkt man, dass es schon halb zehn Abends ist. Wie finden wir ein Ende?

Cordula Nussbaum: Die Grundangst vieler Arbeitgeber, Mitarbeiter würden im Homeoffice nicht arbeiten, hat sich tatsächlich als gegenteilig bewiesen. Ich nehme bei ganz vielen Menschen wahr, dass sie beinahe in die Selbstausbeutung gehen. Sie können rund um die Uhr arbeiten, was bei vielen Menschen dazu führt, dass sie es auch tun. Junge Leute und Singles sind hier besonders betroffen, da von außen nicht die Familie nach Abendessen und Aufmerksamkeit verlangt.

Das leistungsorientierte Arbeiten macht es schwer ein Ende zu finden. Für mich sind hier ganz stark die Führungskräfte gefragt.

Mit dem Team zu besprechen, wie es den Mitarbeitern im Homeoffice geht. Konkrete Arbeits- und Pausenzeiten zu vereinbaren. Auch ich als Chef kann festlegen, vor oder nach acht Uhr keine E-Mail zu bekommen. Solche Vorgaben helfen einen Punkt zu finden und mit gutem Gefühl um 18 Uhr den Arbeitstag zu beenden. Es gibt Menschen, die Arbeit und Privatleben ohne Probleme mischen können. Sie finden es großartig vor dem Rechner zu essen, unter der Woche lange zu arbeiten und dafür freitags frei zu nehmen. Zwischendurch gehen sie noch zum Sport. Das sind allerdings relativ wenige Menschen. Für andere heißt das: Wecker stellen, um sich bewusst an Pausen zu erinnern.

Entsprechende Pausenregeln sollen uns allerdings nicht versklaven, sondern sinnvoll genutzt werden.

Chronobiologen haben festgestellt, dass wir etwa alle 70 Minuten die Konzentration verlieren. Anstatt uns mit Koffein und Nikotin durch die Woche zu pushen, sollten wir die Zeit sinnvoll für Pausen nutzen. Auch am Wochenende haben wir dann noch Energie.

Titelbild: © R. Fastner